ERP in de cloud ‘multi tenant’ of ‘single tenant’ (cq hosting)?

Het gebruik van software ‘in de cloud’ is inmiddels ook echt doorgedrongen tot de markt van business software applicaties. Niet alleen voor financiele- en CRM software, ook voor ERP software. Sterker, het is tegenwoordig ‘een must’ om bijvoorbeeld ERP software op deze wijze te kunnen aanbieden. Bij Quartess zien we dat onze nieuwe opdrachtgevers vrijwel zonder uitzondering Infor CloudSuite Industrial (Syteline)  in de ‘multi tenant’ cloud in gebruik willen nemen. Gelukkig is onze partner en leverancier Infor Inc al jaren geleden begonnen deze weg te bewandelen, waardoor inmiddels veel ervaring bestaat. 

De keuze voor cloud kent een aantal bekende voordelen:

• De software kent een abonnementsvorm ipv eenmalige investering; 
• Geen investering in eigen servers (hardware) en ondersteunende operating software benodigd;
• Geen verantwoordelijkheid meer voor de technische kant van de ERP applicatie;
• De applicatie is overal benaderbaar via internet en een webbrowser.

Toch is de ene cloud de andere niet. En daarmee zijn ook de te behalen voordelen niet gelijk. Principieel zijn er 2 verschillende vormen: ‘multi tenant’ of ‘multi tenancy’ en ‘single tenancy’, cq ‘hosting’. 

Wat is ‘multi tenant’ ?

Wikipedia beschrijft ‘software multi tenancy’ als: 'een software architectuur waarbij een enkel exemplaar (instance) van de software draait op een server die verschillende tenants bedient. Een tenant is een groep gebruikers die een gemeenschappelijke toegang hebben, met specifieke rechten om de software- instantie te delen.' 

Met een ‘multi tenant’ architectuur, is de ERP software applicatie ontworpen om elke tenant (letterlijk: huurder) een speciaal deel van de applicatie te bieden, met inbegrip van data, configuratie, beheer van de gebruikers, de individuele functionaliteit van de tenant en niet-functionele eigenschappen. Hiermee wordt dus gelijk duidelijk dat ‘multi tenant’ strikte eisen stelt aan het technisch ontwerp van de software en de architectuur bepalend is voor de mogelijkheid om software überhaupt in de ‘multi tenant’ cloud te kunnen aanbieden. 

De software draait in alle gevallen in een extern datacentrum, voorzien van alle fysieke en softwarematige beveiligingen. 

De afbeelding toont een appartementen gebouw als metafoor voor ‘multi tenant’: 1 gebouw met gedeelde faciliteiten  maar ook ieder appartement met een eigen voordeur. Wat er zich afspeelt in appartement A is niet zichtbaar in appartement B of C. 

Wat is ‘single tenant’?

In het geval van ‘single tenancy’ (hosting) wordt de ERP software applicatie op 1 of meer specifieke (eventueel virtuele) servers geïnstalleerd voor 1 specifieke opdrachtgever. De servers worden in plaats van in de eigen lokale server ruimte (het zogenaamde ‘on -premise’), in een extern data centrum geplaatst. Alle voorzieningen moeten voor die ene opdrachtgever worden gerealiseerd. 

In de afbeelding is ‘single tenancy’ vergelijkbaar met ‘het huis’; alle faciliteiten zijn benodigd, net zoals in het appartementen gebouw, maar het is allemaal specifiek opgezet voor ‘die ene bewoner’. Denk aan de CV installatie, de luchtbehandelings installatie etc.

Voordelen van ‘multi tenant’

Er zijn duidelijke voordelen te benoemen voor een ‘multi tenant’ ERP systeem. Deze worden vooral zichtbaar wanneer we kijken naar aspecten als kosten, prestaties, het milieu, de veiligheid en de betrouwbaarheid.

• Hardware en energiegebruik - In een single tenant-omgeving dient de fysieke of virtuele server van een bedrijf individueel te worden toegerust (processorkracht, geheugen, ruimte op de harde schijf, operating systeem, beveiliging) om maximale prestaties te kunnen leveren. Die prestaties worden echter zeker niet doorlopend gevraagd, in de meeste gevallen zelfs vrijwel niet zo blijkt uit onderzoek. Het energiegebruik is echter ook bij niet maximaal gebruik van de server, relatief hoog. Een multi-tenant omgeving bedient meerdere verschillende bedrijven, waardoor aan ‘sharing & balancing’ gedaan kan worden. Dit leidt tot veel efficiënter gebruik van de benodigde hardware. Daardoor aanzienlijk minder energiegebruik en dus beter voor het milieu
• Schaalbaarheid -. Bij groei van de onderneming en daardoor toename van het aantal gebruikers dient in een single tenant omgeving de specifieke server capaciteit uitgebreid te worden. Met alle consequenties van dien qua kosten, ondersteunende software, beveiliging en opnieuw energiegebruik. In een ‘multi tenant’ omgeving kan groei veel makkelijker opgevangen worden. Is er meer servercapaciteit nodig dan is die met grote kans sowieso al beschikbaar doordat ‘1 van de vele buren’ die op de zelfde server draait op dat moment net even wat minder capaciteit nodig heeft. Efficienter gebruik van servers is het gevolg, wat zich vertaalt naar lagere hardware kosten en aanzienlijk lager energiegebruik. 
• Eenvoudige en snelle upgrades - Als er duizenden bedrijven met evenzovele afzonderlijke ERP systemen werken in single tenant omgevingen, dan betekent dit duizenden individuele updates en/of upgrades bij een nieuwe software versie. Daarom lopen bedrijven, ook in een single tenant omgeving, achter met updates en gebruik van nieuwe versies en eventuele issues worden minder snel opgelost. Of ze nu zelf verantwoordelijk zijn of dat de leverancier het doet, het is simpelweg enorm veel werk. Met vele bedrijven op één enkele, ‘multi tenant’ omgeving gaat het om een enkele upgrade, die dan ook per definitie door de leverancier én met regelmaat gedaan wordt. In het geval van Infor bijvoorbeeld 1x per maand. De onderneming beschikt automatisch over de meest recente versie van de software. Zonder overigens gedwongen te worden de nieuwste functionaliteit te gebruiken. Uit onderzoek van Aberdeen bleek dat bedrijven die gebruikmaken van een recente versie van hun business software, beter presteren dan bedrijven die met oude(re) versies werken. Maar ook veiligheid is in het geding. Middels een update kan tenslotte ook een onverhoopt veiligheidslek gedicht worden.
• Back-ups, bescherming en redundantie – In een 'muli tenant' omgeving is dit alles op centraal niveau geregeld waardoor het voldoet aan de allerhoogste eisen en certificeringen. Infor werkt bijvoorbeeld met de Amazon Webservices (AWS) datacenters die voldoen aan ITAR en HIPAA normeringen. Data wordt doorlopend gespiegeld tussen 3 ‘availability zones’ binnen 1 regio, met als gevolg zeer hoge en gegarandeerde beschikbaarheid van de applicatie. Met een single-tenant dient dit alles per individuele opdrachtgever ingeregeld, gemonitord en onderhouden te worden (..de duizenden individuele servers). ‘multi tenant’ biedt daarmee een hogere betrouwbaarheid en beschikbaarheid.

Vanuit het oogpunt van de eindgebruiker zijn deze verschillen niet perse duidelijk in het dagelijks gebruik van de applicatie. Hij/zij zal echter wel merken dat de applicatie up-to date blijft en daardoor aantrekkelijk om mee te werken. Voor de 'millenium generatie' is dit een vaak genoemd en belangrijk argument mbt ‘plezier in het werk’

Nadeel 'Multi tenant' ?

Het moeten werken met de volledig standaard applicatie wordt vaak als nadeel genoemd van 'multi tenant'. Dit nadeel geldt idd voor sommige ERP applicaties. Voor Infor CloudSuite Industrial (Syteline) ERP geldt dit echter niet. Door de 'industry focus' van Infor biedt de applicatie sowieso vergaande functionaliteit voor het specifieke segment (niches in de maakindustrie). Aanpassingen zijn daardoor minder benodigd. Maar ze kunnen indien gewenst zeer eenvoudig worden gerealiseerd. En ze blijven behouden bij upgrades. 

Conclusie: ‘Multi tenant’ architectuur is een vereiste voor ERP

Er zijn dus duidelijke voordelen wanneer een ERP applicatie ‘multi tenant’ kan worden ingezet. Bij een keuze voor een nieuwe ERP systeem zou de technische geschiktheid voor ‘multi tenant’ (de applicatie architectuur) dan ook een belangrijk criterium moeten zijn. ‘Multi tenant’ biedt voordelen voor de opdrachtgever, voor de cloud provider en voor ‘de omgeving’. Daar komt bij dat een applicatie die niet over de juiste architectuur beschikt, niet eenvoudig noch snel geschikt te maken is voor ‘multi tenant’. Ook dat is goed om te weten! 

Bronnen: Infor, Wikipedia, Salesforce, Quartess